Team

Dein Team sind die Personen, die sich einen Workspace teilen. Lade Kolleginnen und Kollegen ein, weise ihnen Rollen zu und entscheide, mit welchen Assistenten jedes Mitglied arbeiten darf. Öffne Einstellungen → Team, um dein Team zu verwalten.

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Mitglieder einladen

1. Öffne Einstellungen → Team.
2. Wähle Einladen.
3. Gib die E-Mail-Adresse des Teammitglieds ein und wähle eine Rolle.
4. Wähle die Assistenten aus, die das Mitglied sehen kann.
5. Sende die Einladung. Die ausstehende Einladung erscheint unter Einladungen, bis sie angenommen wird.

Nutzt dein Workspace Single Sign-on, treten Personen aus euren SSO-Domains mit der Standardrolle ihrer Domain und Zugriff auf alle Assistenten bei, sobald sie sich per SSO anmelden, auch ohne Einladung. Lade sie vorher ein, wenn du vorab eine andere Rolle festlegen oder ihre Assistenten beschränken möchtest. Beides kannst du auch nach dem Beitritt ändern. Eine offene Einladung wird nach der SSO-Anmeldung und einer gegebenenfalls nötigen E-Mail-Bestätigung automatisch angenommen. Sieht die Person Bestätige deine E-Mail-Adresse, muss sie vor dem Beitritt den Bestätigungslink in ihrem Postfach öffnen.

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Rollen und Berechtigungen

Jedes Mitglied hat eine von drei Rollen — Inhaber, Admin oder Mitglied —, die festlegt, was es im Workspace tun darf. Mitglied ist die eingeschränkteste Rolle und im Wesentlichen nur lesend.

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Rolle eines Mitglieds ändern

Öffne in der Mitgliedertabelle das Rollen-Dropdown neben einem Mitglied und wähle eine neue Rolle. Die Änderung wird sofort wirksam.

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Mitglied entfernen

Öffne das Aktionsmenü neben einem Mitglied und wähle Mitglied entfernen. Es verliert sofort den Zugriff auf den Workspace, auf allen seinen Geräten. Ausstehende Einladungen kannst du auf dieselbe Weise zurückziehen, bevor sie angenommen werden. Nutzt dein Workspace Single Sign-on, gilt das Entfernen nur bis zur nächsten SSO-Anmeldung der Person. Um den Zugang dauerhaft zu entziehen, entferne die Person zusätzlich in eurem Identitätsanbieter.

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Zwei-Faktor-Status prüfen

Die Mitgliedertabelle zeigt, ob jedes Mitglied 2FA aktiviert hat. Wenn die Workspace-Richtlinie 2FA verlangt, werden Mitglieder mit dem Status Nicht aktiviert, die sich mit E-Mail und Passwort anmelden, zur Einrichtung weitergeleitet und können die Workspace-APIs bis zum Abschluss nicht nutzen. Anmeldungen über Google, Microsoft oder SSO sichert der jeweilige Anbieter ab, die Pflicht gilt für sie daher nicht. Ein Mitglied, das beide Methoden hat, wird nur bei der Anmeldung mit dem Passwort nach dem Code gefragt.

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Zugriff pro Assistent

Über die Workspace-Rollen hinaus kannst du einschränken, mit welchen Assistenten ein Mitglied arbeiten darf. Nutze Assistenten Zugriff ändern neben einem Mitglied, um den Zugriff auf einzelne Assistenten zu gewähren oder zu entziehen — praktisch, wenn du einem Teammitglied Zugriff auf bestimmte Assistenten geben möchtest, ohne den gesamten Workspace freizugeben. Standardmäßig kann ein Mitglied ohne gesetzte Einschränkung auf jeden Assistenten im Workspace zugreifen.

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Nächste Schritte